By Cansados de Product Backlog Refinements extensas e sem fim? O refinamento de requisitos de negócio no seu time não anda nada produtivo? O time é grande e possui especialistas em determinadas áreas de negócio? Dificuldades em chamar todo mundo para o refinamento? Calma, os seus problemas NÃO acabaram! Porém, a reunião Três Amigos pode ser o que faltava para melhorar o entendimento de requisitos mantendo o trabalho ágil e colaborativo.
Essa reunião otimiza tempo e recursos investidos no entendimento de requisitos ao convidar apenas um representante de cada área ou papel para conversar sobre os problemas de clientes que precisam ser resolvidos ou as necessidades que o produto precisa suprir. A Três Amigos pode substituir a Product Backlog Refinement ou até mesmo coexistir com ela dependendo de cada situação e contexto.
Fundamentos
“Três amigos refere-se às perspectivas primárias para examinar um incremento de trabalho antes, durante e depois do desenvolvimento. Essas perspectivas são: Negócios – Que problema estamos tentando resolver? Desenvolvimento – Como podemos construir uma solução para resolver esse problema? Teste – E quanto a isso, o que poderia acontecer?” (Scrum Alliance).
A reunião Três Amigos é um momento para entender os requisitos de negócio antes ou durante uma Sprint. É uma forma de construir um entendimento compartilhado, identificando mal-entendidos ou lacunas de negócios e proporcionando clareza às pessoas que trabalharão nesses requisitos. Pode-se também utilizá-la no final de uma Sprint como revisão e inspeção do trabalho realizado ou até mesmo como validação da solução implementada.
Embora o nome sugira três pessoas, outras partes interessadas podem ser convidadas para a reunião conforme necessário (front-end, back-end, mobile, pessoal de vendas, do financeiro, etc.). No entanto, tente mantê-la em um grupo pequeno e tenha em mente que essa reunião não necessariamente substitui a Product Backlog Refinement (PBR), pois elas podem coexistir. Imagine as seguintes situações: 1) a equipe está focada trabalhando em itens críticos e não pode disponibilizar todos os membros para um refinamento extenso ou 2) o desenvolvimento do produto está em fase inicial e a PO ainda não tem muitos detalhes sobre os requisitos. Neste caso, a reunião Três Amigos pode ser utilizada para coletar mais informações com uma pessoa DEV e uma QA antes de apresentar a versão final da story para toda a equipe durante a PBR.
💡 Apesar da reunião Três Amigos não ser um evento Scrum, ela é uma prática comum que auxilia as equipes no entendimento dos problemas ou necessidades dos clientes. Geralmente é facilitada pela PO, mas qualquer pessoa do time pode solicitar essa reunião de acordo com as demandas.
Entradas
- Itens de trabalho (Product Backlog Items)
Em uma situação ideal, os itens de trabalho (story, tasks, bugs) estariam criados no sistema (Jira, Azure DevOps, Trello) com algum nível de detalhamento. Contudo, muitas vezes eles acabam sendo criados e atualizados durante a própria reunião e esse é um dos pontos que difere a Três Amigos da Product Backlog Refinement.
Processo
- PO contextualiza os problemas ou necessidades dos clientes a serem discutidos
- PO apresenta os itens de trabalho, um de cada vez (quando já criados no sistema)
- Quando não criados previamente, utilize o momento para isso
- DEV e QA (ou outras pessoas envolvidas) fazem perguntas, esclarecimentos e sugestões
- PO, DEV e QA discutem sobre as informações necessárias para que a equipe possa entender o PORQUÊ e O QUE precisa ser feito (Qual é o problema a ser resolvido? Por que é um problema ou necessidade? Qual seria a solução mais viável? Como validar se a story foi entregue com sucesso?)
- PO atualiza os itens de trabalho com descrição e demais detalhes necessários
- PO adiciona ou remove itens de trabalho no Product Backlog (quando necessário)
- PO pode redefinir prioridades de itens com base na discussão
Saídas
- Os itens do Product Backlog devem estar prontos para a próxima Sprint (conforme o Definition of Ready do time)
- Caso contrário, a PO deverá trazer mais detalhes para as próximas Três Amigos ou até mesmo esclarecer as dúvidas em um Product Backlog Refinement
- Product Backlog atualizado com prioridades alinhadas (com o que se sabe até o momento)
- PO com uma lista de itens de ação para esclarecimento, se necessário
Time-box
Sugere-se manter a duração entre 1h e 1h30min. Entretanto, depende de quantos itens precisam ser discutidos, da complexidade dos problemas ou necessidades e do quão detalhados estão antes do início da reunião. Assim como na Product Backlog Refinement, não há uma cadência definida para a Três Amigos. Cabe ao time identificar a frequência desse tipo de reunião.
Com base na minha experiência, eu tenho optado cada vez mais pela reunião Três Amigos como uma forma de agilizar o refinamento de requisitos por conta das seguintes situações encontradas em diversas empresas:
- Os itens de trabalho não estão prontos e o time fica horas e horas refinando os requisitos sendo que deveriam estar prontos (detalhados) antes da PBR;
- O time trabalha com diversos produtos e possui pessoas especialistas. Ou seja, parte do time está interessada durante o refinamento de um item e a outra fica ali esperando chegar algum requisito que de fato seja do seu escopo de atuação;
- O time é grande (mais de nove pessoas) e fica disperso durante a PBR;
- Mudanças constantes no escopo e na própria direção do produto fazem com que a PO não tenha tempo hábil para detalhar os requisitos antes de cada PBR;
- O produto é novo ou é um experimento. Ou seja, não se tem muitos detalhes até que algo seja de fato implementado para validação da solução.
Apesar da reunião Três Amigos não resolver todas essas disfunções, ela pode ser mais produtiva do que forçar sessões mais tradicionais de refinamento. Caso a Product Backlog Refinement não esteja funcionando bem no time, experimente reunir uma pessoa de cada perspectiva (Produto, DEV e QA) e iniciei uma conversa sobre os problemas que precisam ser resolvidos. Muitas vezes é questão de ter as pessoas certas para uma conversa inicial ao invés de uma sala lotada de gente para um refinamento sem sentido algum.
⚠️ Não existe bala de prata! Esse é um guia que pode funcionar na íntegra em algumas situações enquanto em outras apenas alguns elementos serão utilizados. Apesar das atividades do processo estarem listadas em sequência, elas nem sempre acontecem na ordem sugerida. É importante fazer a leitura adequada em cada contexto para otimizar ao máximo o tempo com o time e a eficiência dessa reunião.
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