By Sabe aquele time onde o trabalho em equipe não acontece, as pessoas não estão na “mesma página”, conflitos são causados por desalinhamentos ou até mesmo os membros da equipe não tem ideia do que estão fazendo ali? O time é novo na empresa ou foi reformulado recentemente e é preciso fazer um alinhamento entre a equipe? Então este post é para você!
O Team Canvas é um framework de trabalho em equipe. Ele auxilia no esclarecimento de objetivos, na aproximação dos membros do time e na descoberta das suas reais motivações, forças e fraquezas. Como resultado tem-se um time mais alinhado e produtivo. Um dos propósitos do canvas é estabelecer transparência, confiança mútua e harmonia entre o time criando um ambiente seguro para a resolução de conflitos e atritos. Contudo, o Team Canvas não faz mágica. Conflitos existirão, porém os valores e regras estabelecidos pelo time ajudarão na comunicação e resolução de problemas.
Esse canvas é uma forma de iniciar uma conversa estruturada com o time sobre pontos importantes de como trabalharão em conjunto, serve para obter insights individuais e coletivos, alinhar expectativas e começar a moldar a cultura da equipe. O mais bacana é que há duas opções (básica e completa) permitindo que você utilize a que melhor se encaixa para o momento.
Team Canvas Básico
Se o time é novo na empresa, estão iniciando um novo projeto ou é necessário um alinhamento de curto prazo, então a versão básica do Team Canvas pode ser a opção ideal para você. Essa versão é composta por cinco elementos e o tempo sugerido para essa atividade é de 30 minutos (pela minha experiência, é melhor reservar pelo menos 1 hora).
Pessoas & Papéis: Liste aqui o nome de cada membro do time e o seu papel.
Incentive os participantes adicionar um emoji, ícone, GIF ou imagem que represente cada um deles. Torne a experiência mais pessoal e divertida!
Propósito: Por que nós estamos fazendo o que estamos fazendo? Qual é o propósito do nosso time? Por que estamos aqui?
Ajude o time entender o motivo pelo qual eles acordam todos os dias para trabalhar. Tente relacionar o propósito do time com o nível mais estratégico da empresa. O propósito representa o PORQUÊ o time faz o que faz e não O QUE eles fazem. Evite listar aqui os produtos ou serviços entregues pelo time.
Valores: O que nós valorizamos? Quais são os nossos princípios? Quais são os nossos valores comuns que queremos que estejam na essência do nosso time?
O time pode buscar inspiração nos valores do Scrum (Compromisso, Foco, Abertura, Respeito e Coragem), do XP (Simplicidade, Comunicação, Feedback, Respeito e Coragem) ou até mesmo os valores do Manifesto Ágil como ponto de partida.
Objetivos: O que nós queremos atingir como time? Quais são os nossos principais objetivos que são viáveis, mensuráveis e limitado no tempo?
Conecte os objetivos do time com os objetivos estratégicos da empresa como OKRs, KPIs ou roadmap. Utilize o modelo SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-Bound) para descrevê-los. Se o projeto for de curto prazo, relacione com os principais objetivos dele.
Regras & Pontos de Ação: Quais são as regras que suportam o trabalho do time? Como nós comunicamos e mantemos todos atualizados? Como nós tomamos decisões? Como nós executamos e avaliamos o que fazemos?
Esta última etapa pode ser vista como um código de conduta que guiará o comportamento do time para viver os seus propósitos, valores e atingir os seus objetivos. Onde e como o time documenta o seu processo? Quais são os canais de comunicação? Como e onde medir o progresso do trabalho? Alguma regra específica para reuniões?
A matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) e o Delegation Poker (do Management 3.0) são ferramentas que podem auxiliar na maturidade das regras do time.
Team Canvas (completo)
A versão completa do Team Canvas é útil para alinhamento e coesão da equipe, resolução de conflitos e criar cultura de time de longo prazo. Além dos cincos elementos contidos na versão básica, o Team Canvas inclui outros quatro itens. O tempo sugerido para preencher a versão completa com o time é de 2 horas.
Objetivos pessoais: Quais são os nossos objetivos pessoais individuais? Existem objetivos pessoais que queremos compartilhar com o time?
Esta etapa pode ser sensível para alguns membros do time já que, talvez, nem todos gostariam de se expor. Contudo, incentive o time a se abrir uns com os outros (ou quem sabe colocar “abertura” como um valor). Talvez eles não queriam descrever nada formal no momento, apenas conversar. Instigue os participantes a refletir se há algum objetivo individual que esteja relacionado com os objetivos do time, se eles gostariam de aprender algo novo ou rodar um experimento que fosse útil para o trabalho do time.
Pro tip: Se você é líder do time, aqui está a oportunidade de identificar pontos a serem trabalhados em reuniões 1:1s (one-to-one) no desenvolvimento individual de cada membro do time. Ajude-os a conquistarem os seus objetivos!
Necessidade & Expectativas: O que cada um de nós necessita para ser sucedido? Quais são as nossas necessidades pessoais para que o time esteja no seu melhor?
Embora o time tenha objetivos e valores comuns, é importante reconhecer a necessidade pessoal de cada membro do time e alinhar as expectativas. Para que o time seja bem sucedido, as necessidades individuais devem ser atendidas. Algumas necessidades podem inicialmente ser tratadas como desejos até que a liderança ou o próprio time consiga torná-los realidade.
A Pirâmide de Maslow (necessidades humanas: fisiologia, segurança, social, estima, e realizações pessoais) pode ser uma fonte de inspiração nesta etapa.
Forças e Ativos: Quais são as habilidades do time que nos ajudarão atingir os nossos objetivos? Quais são as habilidades interpessoais / soft skills que nós temos? Em que somos bons, individualmente ou coletivamente?
Dependendo da experiência, conhecimento e habilidades do time, o resultado final desta etapa pode ser algo como “Bah! Esse time é fera!!!”, pois o time consegue reconhecer o seu diferencial e as suas vantagens competitivas. Por outro lado, times menos experientes ou que passaram por uma reformulação recente podem ter dificuldades de reconhecer as suas forças. Independentemente disso, todos os times possuem pontos internos positivos. Se necessário, revisem os valores que o time listou e reflitam sobre o que eles têm ou fazem que ajuda manter a qualidade do seu trabalho. O clima está tão ruim que parece que não há nenhum ponto forte? Talvez a persistência do time em tentar melhorar seja “o copo meio cheio” que eles precisam para levantar a sua moral.
Pro tip: Apesar de “Forças e Ativos” soar um pouco formal, pense também sobre como o trabalho em equipe pode ser divertido e leve. Talvez o time coloque algo como “ser descontraído”, “jogar online depois do trabalho” ou “realizar happy hour todas as sextas-feiras” como uma de suas forças.
Fraquezas & Áreas de Desenvolvimento: Quais são as fraquezas que nós temos, individualmente ou coletivamente? O que os nossos colegas de trabalho deveriam saber sobre nós? Quais são alguns obstáculos que vemos à nossa frente e que provavelmente enfrentaremos?
Este é o momento de vulnerabilidade do time. É onde o time reconhece os seus pontos fracos e de melhoria. Se o time tem coragem, bravura ou transparência como um dos seus valores, então pode ser que o time consiga falar abertamente sobre problemas e dificuldades que enfrentam. No entanto, times com baixa autoestima ou baixo nível de confiança tendem a criar uma harmonia artificial e evitam assumir as suas fraquezas. Talvez essa última etapa não seja completada na mesma sessão e o time necessite de mais tempo para reflexão. De qualquer forma, mostre para o time que esse momento é sobre identificação de oportunidades de melhorias. Muitas vezes é aqui que inicia-se mudanças positivas dentro do time que o tornam mais eficiente, eficaz e coeso.
Pro tip: O modelo As Cinco Disfunções de um Time (Falta de confiança, Medo do conflito, Falta de comprometimento, Não assumir responsabilidade, e Desatenção ao resultados) gera insights sobre a identificação e resoluções das disfunções mais comuns de times.
O Team Canvas é um framework que ajuda os membros do time iniciar um novo projeto e alinhar a visão comum. É um documento vivo que deve ser revisado de tempos em tempos, pois o time passará por novas experiências, os membros aprenderão uns com os outros e, quem sabe, acumularão novos valores ou terão um novo entendimento sobre as suas características individuais e coletivas.
Referências
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