By Imagine que você entrou em uma nova empresa ou atuará em um novo projeto com pessoas desconhecidas e precisará manter comunicação constante com elas. Você, na proatividade, resolve adicioná-las em todas as reuniões e em tudo que é tipo de e-mail. Além disso, as colocam em vários grupos no Slack. Será que vai dar certo?
Bom, essas pessoas são o que chamamos de stakeholders ou as partes interessadas. São indivíduos ou grupos que podem afetar ou serem afetados pelo sucesso ou fracasso de um projeto. Isso inclui clientes internos ou externos, equipe do projeto, patrocinadores, fornecedores, usuários finais, entre outros.
Fazer a gestão de todo esse pessoal exige certo esforço e dedicação, porém identificar, analisar, e engajar todos os stakeholders de maneira eficiente fará a diferença em como os resultados do projeto serão atingidos (com ou menos suor).
O primeiro passo para uma boa gestão é a identificação de stakeholders. Comece através de um brainstorming, pense em todas as pessoas que serão afetadas pelo projeto, quem tem influência ou poder sobre ele, ou tem interesse na sua conclusão com ou sem sucesso (nem sempre todos serão a favor do seu projeto). Quem eu devo comunicar? Quem consultar? Quem toma decisões? Dependo de outras áreas ou equipes? Algum fornecedor externo? Quem patrocina o projeto? Esses são alguns exemplos de questionamentos a serem explorados durante o brainstorming.
O segundo passo é a análise de stakeholders. Aqui é importante analisar o nível de influência, interesse, expectativas e necessidades de cada stakeholder em relação ao projeto. Isso ajuda a priorizar as partes interessadas e determinar como comunicar e interagir com cada uma delas. A matriz Stakeholder Analysis serve como apoio nessa etapa de análise.
Alguns dos stakeholders identificados podem ter o poder de facilitar ou impedir o andamento do projeto. Alguns podem estar interessados no que você está fazendo, enquanto outros podem não se importar, então você precisa descobrir quem priorizar. A Stakeholder Analysis facilita essa priorização com base na influência e interesse de cada indivíduo ou grupo:
High power, highly interested people (Manage Closely): Aqui estão os principais interessados no projeto. São as pessoas que você deve se engajar ao máximo e fazer os maiores esforços para satisfazê-las. Entender as suas necessidades, alinhar expectativas e manter comunicação constante são fatores de sucesso para a gestão desse tipo de stakeholder. Contudo, nem todo o interesse é positivo. Não é raro encontrar alguém querendo sabotar o seu projeto. Então, considere também as pessoas que estão contra o seu trabalho e as mantenham próximas.
High power, less interested people (Keep Satisfied): Esse grupo não está tão interessado, mas ainda assim pode ser promotor ou detrator do seu projeto por conta do seu poder de influência. Trabalhe o suficiente com essas pessoas para mantê-las satisfeitas, mas não tanto a ponto de ficarem entediadas com suas mensagens. Atente-se para o nível de detalhamento e a cadência das comunicações: geralmente, são menores que a do grupo Manage Closely.
Low power, highly interested people (Keep Informed): Representam as partes interessadas que não possuem muito poder ou influência para tomar decisões, porém elas têm interesse em contribuir com o projeto. Informe adequadamente esses stakeholders e converse com eles para garantir que não surjam problemas importantes. Note que as pessoas nesta categoria podem ser muito úteis nos detalhes do seu projeto. Então, valorize o feedback, a experiência e a vontade delas em fazer o projeto acontecer.
Low power, less interested people (Monitor): Nem muito poder nem muito interesse. Será que elas realmente fazem parte ou contribuem com o projeto? Provavelmente, elas estão ali apenas como ouvintes. De qualquer forma, monitore essas pessoas, mas não as aborreça com comunicação excessiva.
Após identificar e analisar, o terceiro passo é engajamento de stakeholders. Com base na análise, desenvolve-se estratégias para engajar os stakeholders ao longo do ciclo de vida do projeto. Isso pode incluir reuniões regulares, relatórios de progresso, consultas formais e informais, entre outros métodos de comunicação. O importante é identificar que tipo de informações, comunicação e engajamento cada grupo necessita, bem como a cadência delas para que as pessoas não sejam nem sobrecarregadas nem fiquem desinformadas.
A matriz Stakeholder Analysis auxilia na análise de stakeholders através da categorização das partes interessadas e contribui para que elas estejam envolvidas, informadas e satisfeitas com os resultados. Por menor que seja o poder ou interesse, nenhum stakeholder deve ser ignorado já que ele pode influenciar outras pessoas ou grupos a se tornarem promotores ou detratores do seu projeto. Investir tempo nessa análise evitará situações como deixar alguém de fora de um comunicado importante ou convidar para reuniões pessoas que nem deveriam estarem ali.
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