By Agilistas, gestores, líderes, seja qual for a pessoa facilitadora, todas elas possuem a sua caixa de ferramentas com diversas atividades, métodos, frameworks e técnicas para facilitar o trabalho de indivíduos, grupos e empresas. Isso está intrínseco ao papel. No entanto, “é raro, mas acontece bastante” situações onde processos e ferramentas são mais valorizados que indivíduos e interações, contradizendo, assim, um dos principais valores do Manifesto Ágil.
Pois bem, errado não está. Cada caso é um caso e cada contexto, um contexto. Contudo, por vezes corre-se o risco de complicar demais a resolução de problemas. Sabe aquela expressão “colocar a carroça na frente dos bois”? Situações simples podem se tornar complexas ao utilizar frameworks ou métodos inapropriados para o momento ou ao adotar soluções imediatistas.
O propósito do The Minimagilist é sempre focar no essencial que, por vezes, coincide com a simplicidade. A Gap Analysis é um exemplo de como uma simples forma de pensar influencia o comportamento de pessoas diante de diversas situações para que, então, possam avaliar a real necessidade de utilizar métodos ou ferramentas na resolução de problemas.
O que é Gap Analysis?
A Análise de Lacunas, ou Gap Analysis em inglês, é um processo utilizado para avaliar a diferença entre o desempenho atual de uma empresa e seu estado desejado no futuro. Envolve comparar o desempenho real de uma organização, departamento ou processo com o estado ideal ou desejado, identificando as lacunas entre os dois e, em seguida, elaborando estratégias para preencher essas lacunas.
Essa análise também pode ser utilizada como um modelo mental para a resolução de problemas ou implementação de melhorias através de quatro passos: análise do estado atual, análise do estado futuro, análise das lacunas e criação do plano de ação.
Current state: Identificar a situação atual do problema a ser resolvido: qual é ou o que é o problema? Por que aconteceu? Quando e onde ele ocorre? Como foi introduzido? Qual o seu impacto? O que isso gerou? Essas perguntas servem como ponto de partida para compreender o estado atual do problema.
Evite julgamentos. O propósito desse primeiro passo é coletar informações e não procurar culpados ou identificar possíveis soluções.
Future state: Determinar o estado ideal ou desejado: qual é o resultado esperado? Como deveria estar funcionando? Qual o objetivo a ser alcançado? Qual o cenário ideal? Na teoria, essas respostas deveriam estar na ponta da língua dos envolvidos. Contudo, é comum se deparar com expectativas desalinhadas o que impossibilita concluir a análise e avançar para o próximo passo. Sendo assim, é fundamental conversar com as partes interessadas até chegar a um consenso.
Calma, as soluções ainda não estão sendo procuradas. O foco é entender como estaria a situação atual caso o problema não tivesse ocorrido.
Gap Analysis: Analisar as lacunas através da comparação do estado atual com o estado desejado para identificar discrepâncias, deficiências ou áreas para melhoria. Essa análise pode abranger diversos aspectos, como métricas de desempenho, habilidades, processos, tecnologia, recursos, conformidade e satisfação do cliente. A investigação da causa raiz do problema também é aprofundada nessa etapa.
Embora algumas possíveis soluções possam surgir durante a análise, o objetivo é compreender o que deu errado e conseguir responder o porquê da falha. As ideias devem ser anotadas e revisadas no próximo passo.
Actions: Finalmente, chega o momento de aprofundar o entendimento sobre as possíveis soluções (ufa!). O último passo da Gap Analysis é criar um plano de ação através de atividades que criem uma ponte entre as lacunas. Note que nem todas elas são de igual importância ou urgência. Assim, as lacunas identificadas devem ser priorizadas com base em seu impacto potencial nos objetivos da organização, riscos envolvidos, viabilidade de solução e recursos disponíveis.
Uma vez que as lacunas são identificadas e priorizadas, é preciso desenvolver planos de ação ou estratégias para preencher as brechas (resolver as falhas). Esses planos precisam detalhar etapas específicas, cronogramas, responsabilidades e recursos necessários para fechar cada uma das lacunas. E não precisa ser muito formal, pois, dependendo do contexto, os planos podem ser documentados através de um e-mail, uma Wiki ou até mesmo via post-it em um online board. O importante é alinhar os próximos passos para que o problema seja resolvido.
Considerações finais
Além de auxiliar na resolução de problemas, a Gap Analysis permite obter insights valiosos sobre áreas que precisam de melhoria e desenvolver estratégias direcionadas para aprimorar seu desempenho. Dentro de cada um dos quatro passos existe uma variada gama de técnicas, frameworks e métodos a serem utilizados. No entanto, o foco desse post é apresentar a Gap Analysis como um modelo mental. Assim, toda vez que um problema é encontrado, basta: analisar a situação atual, entender o resultado esperado, identificar as lacunas (discrepâncias) e criar um plano de ação. Como cada passo será feito depende de cada cenário.
O modelo mental também pode ser utilizado na resolução de conflitos e melhoria de performance individual ou de equipes. Apesar de os quatro passos serem simples, as análises podem ser complexas dada a ausência de métricas, indicadores, documentação e processos definidos nas empresas. Então, é necessário utilizar ferramentas que facilitem a coleta de dados, conversar ativamente com os envolvidos e documentar as principais conclusões ao longo de toda a análise.
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